Warmińsko - Mazurski Wojewódzki Konserwator Zabytków
informuje, iż:
I. Zapytania kierowane do organu drogą mailową, nie związane z toczącym się postępowaniem ani nie dotyczące wszczęcia postępowania.
Kodeks postępowania administracyjnego normuje postępowanie przed organami administracji publicznej w należących do właściwości tych organów sprawach indywidualnych rozstrzyganych w drodze decyzji administracyjnych (art.1 pkt1 Kpa). Zatem przepisy Kpa maja zastosowanie w przypadku, gdy przed organem administracji publicznej toczy się postępowanie. Natomiast jeżeli nie jest prowadzone postępowanie, organ nie jest zobowiązany do udzielania informacji wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów, dostępnych zresztą np. na stronie internetowej organu.
Postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu (art.61 §1 Kpa) i kończy wydaniem decyzji rozstrzygającej sprawę co do jej istoty (art.104 §1 i 2 Kpa).
Jeżeli postępowanie zostało wszczęte, organ obowiązany jest stosować przepisy Kpa, w tym art.9 zobowiązujący do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. W toku postępowania organ czuwa nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa i w tym celu udziela im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek. Należy jednak podkreślić, że jeżeli nie toczy się postępowanie, na organie nie ciążą powyższe obowiązki. Dopóki nie zostało wszczęte postępowanie, osoba, która żąda udzielenia jej porady, nie jest stroną w rozumieniu art.28 Kpa. Dlatego niezależnie od tego, w jakiej formie wniesione zostało jej zapytanie (tradycyjna poczta, mail), organ nie ma obowiązku udzielenia odpowiedzi.
II. Maile zawierające wniosek o wszczęcie postępowania.
W toku postępowania obowiązuje zasada pisemności (art.14 Kpa), wiążąca zarówno organ jak i stronę. Zgodnie z art.61 §3 Kpa datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej. Art.61 § 3a: Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione drogą elektroniczną jest dzień wprowadzenia żądania do systemu teleinformatycznego organu administracji publicznej.
Przepis art.63 §3a Kpa określa sposób wnoszenia podań w formie dokumentu elektronicznego. Podanie takie powinno:
1) być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, przy zachowaniu zasad przewidzianych w przepisach o podpisie elektronicznym, oraz
2) zawierać dane w ustalonym formacie, zawarte we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.
Wobec tego podanie nie zaopatrzone podpisem w rozumieniu ustawy z dnia 17 września 2021 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2021 r. poz. 1797) nie wszczyna postępowania. Oznacza to, że przesłanie na adres internetowy organu zwykłego maila, nie spełniającego ww. wymagań, nie może skutkować wszczęciem postępowania.