Głównej zawartości

Ochrona danych osobowych

informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO)
, poniżej przekazujemy istotne informacje na temat przetwarzania Państwa danych osobowych, w tym o przysługujących Państwu prawach wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.

Jednocześnie informujemy, że zmiana przepisów nie wymaga z Państwa strony zaangażowania np. kontaktu osobistego, telefonicznego lub pisemnego z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków z siedzibą w Olsztynie.

I.     Wskazanie Administratora

Administratorem Państwa danych osobowych jest: 

Warmińsko – Mazurski Wojewódzki Konserwator Zabytków

z siedzibą w Olsztynie przy ul. Podwale 1(dalej: Urząd).

II.     Wskazanie inspektora ochrony danych

Urząd wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych:

˗        kierując korespondencję na nasz adres:

Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków, ul. Podwale 1, 10-076 Olsztyn

˗        poprzez kontakt elektroniczny, pod adresem e-mail:  Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

III.     Podstawa prawna oraz cele przetwarzania danych osobowych.

Dlaczego i w jakim celu przetwarzamy dane osobowe?

Przetwarzamy Państwa dane osobowe zgodnie z przepisami RODO i polską ustawą o ochronie danych, wyłącznie w tych przypadkach, w których przepisy prawa na to wyraźnie pozwalają, tj. wtedy gdy:

1)     jest to niezbędne do wypełnienia przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa 
(art. 6 ust. 1 lit c RODO)

Dane są przetwarzane wówczas w celu:

a)     realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece
nad zabytkami, m.in. w celu:

-         prowadzenia rejestru zabytków i gromadzenie dokumentacji w tym zakresie,

-         prowadzenia wojewódzkiej ewidencji zabytków i gromadzenia dokumentacji w tym zakresie,

-         wydawania pozwoleń i innych decyzji, postanowień i zaświadczeń w sprawach określonych w przepisach przewidujących kompetencję Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków,

-         prowadzenia kontroli w zakresie ochrony zabytków i opieki nad zabytkami,

-         nadzorowania prawidłowości wykonywanych badań konserwatorskich, architektonicznych, prac konserwatorskich, restauratorskich, robót budowlanych i innych działań przy zabytkach oraz badań archeologicznych,

-         finansowania ochrony i opieki nad zabytkami na terenie województwa (udzielania dotacji
na prowadzenie prac konserwatorskich i robót budowlanych, przeznaczania funduszy
na bieżące działania badawcze i dokumentacyjne dotyczące zabytków);

b)     realizacji pozostałych obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym, m.in w celu:

-         prowadzenia postepowań o udzielenie zamówienia publicznego (ustawa Prawo zamówień publicznych, ustawa o finansach publicznych),

-         archiwizacji dokumentów (ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach),

-         wykonywania obowiązków podatkowo-rachunkowych (ustawa o podatku od towarów i usług, ustawa Ordynacja podatkowa, ustawa o rachunkowości).

2)     jest to niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit e RODO)

Dane są przetwarzane m.in. w celu

-         upowszechniania wiedzy o zabytkach (w tym m.in. organizowanie konferencji i szkoleń, współpraca z organizacjami pozarządowymi),

-         zlecanie realizacji zadań publicznych organizacjom pozarządowym w trybie konkursowym;

3)     jest to niezbędne do realizacji umowy zawartej z osobą fizyczną (art. 6 ust. 1 lit b RODO)

Dane są przetwarzane wówczas w celu:

-         realizacji działań przed zawarciem umowy, które są wykonywane na życzenie tej osoby,

-         zawarcia i wykonywania umowy,

-         monitorowania prawidłowości wykonywania umowy.

3)     przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Urząd (art. 6 ust. 1 lit f RODO).

W przypadku uzasadnionych potrzeb, Urząd może przetwarzać dane, w szczególności w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Urzędu. Dotyczy to w szczególności:

˗          prowadzenia postępowań mających na celu wyłonienie najkorzystniejszej oferty, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych,

˗          przetwarzania danych osób działających na rzecz podmiotów, z którymi Urząd zawiera umowy lub utrzymuje kontakty,

˗          ustalenia, dochodzenia przez Urząd ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami kierowanymi do Urzędu.

4)     wyraziliście Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit a RODO)

W niektórych przypadkach, aby móc przetwarzać Państwa dane osobowe Urząd musi uzyskać
na to Państwa zgodę. W takich przypadkach dane będą przetwarzane wyłącznie jeśli wyrażą Państwo odrębną zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych do czasu wycofania zgody. 

IV.     Odbiorcy danych. Komu Urząd może przekazywać dane osobowe?

Dane osobowe mogą być udostępniane przez Urząd wyłącznie w przypadkach, w których takie działanie jest legalne. W szczególności dane są udostępniane Pracownikom Urzędu i osobom współpracującym
ze Urzędem w zakresie powierzonych im obowiązków oraz podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Ponadto dane osobowe mogą być w razie potrzeby przetwarzane także przez podmioty, z pomocy których Urząd korzysta wykonując swoje zadania (np. kancelarie prawne, podmioty zapewniające obsługę i bezpieczeństwo systemu informatycznego, serwisanci systemów informatycznych, podmioty świadczące na zlecenie Urzędu usługi doradcze i konsultacyjne, podmioty wykonujące usługi archiwizacyjne oraz niszczenia dokumentacji, podmioty dostarczające na zlecenie Urzędu korespondencję lub inne wykwalifikowane podmioty, których pomoc okaże się niezbędna do wykonywania zadań Urzędu.

V.     Okres przechowywania danych.

Jak długo Urząd będzie przetwarzał (przechowywał) dane osobowe?

Co do zasady dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu,
w którym zostały zebrane (w szczególności cele wymienione w punkcie III powyżej), a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa, w szczególności przepisy nakładające na Urząd obowiązek archiwizowania dokumentów oraz przechowywania dokumentów w celach podatkowych.

VI.     Prawa osoby, której dane dotyczą.

Zgodnie z przepisami RODO, ma Pani/Pan prawo do:

1)     dostępu do danych – czyli uzyskania informacji o celu i sposobie przetwarzania danych oraz kopii danych,

2)     sprostowania danych – czyli poprawienia lub uzupełnienia danych gdy są błędne, niepełne
lub uległy zmianie,

3)     częściowego lub całkowitego usunięcia danych („prawo do zapomnienia”) – czyli usunięcia danych, które przetwarzane są bez uzasadnionych podstaw prawnych,

4)     ograniczenia przetwarzania danych – czyli ograniczenia celów, w których dane mogą być przez Urząd przetwarzane,

5)     przenoszenia danych – czyli uzyskania od Urzędu swoich danych osobowych lub wskazania innego administratora, któremu Urząd ma przekazać, o ile będzie to technicznie możliwe,

6)     sprzeciwu wobec przetwarzania danych – czyli żądania zaprzestania przetwarzania danych
w określonym celu oraz danych przetwarzanych w prawnie uzasadnionym interesie lub interesie publicznym. Zaprzestanie przetwarzania nastąpi o ile nie będą istniały inne, przeważające prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania,

7)     wniesienia skargi do organu nadzorczego – tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO,

8)     wycofania zgody – czyli wycofania w dowolnej chwili każdej uprzednio wyrażonej zgody.

Prawa, o których mowa powyżej, mogą być realizowane w przypadkach oraz w sposób określony przepisami art. 15-22 RODO.

Informujemy, że mogą Państwo realizować swoje prawa, składając wniosek za pośrednictwem dostępnych form komunikacji, w szczególności:

˗          wysyłając email na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

˗          telefonicznie pod numerem tel. 89 521 85 30,

˗          wysyłając na adres korespondencyjny: 

Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków, ul. Podwale 1, 10-076 Olsztyn.

Skarga, o której mowa w punkcie 7 powyżej może zostać wniesiona bezpośrednio do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

VII.     Czy mam obowiązek dostarczyć dane osobowe?

Aby Urząd mógł wykonywać swoje zadania musi przetwarzać Państwa dane osobowe.
W przypadku zadań Urzędu określonych powszechnie obowiązującymi przepisami (np. prowadzenie rejestrów lub ewidencji, prowadzenie postepowań o udzielenie zamówienia publicznego, etc.) podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym. W przypadku kontrahentów, z którymi Urząd zawiera umowy, podanie danych jest niezbędne do jej zawarcia i wykonania. W przypadku odmowy podania danych osobowych nie będzie możliwe odpowiednio

wzięcie udziału w postępowaniu o udzielnie zamówienia publicznego albo zawarcie umowy.

VIII.     Źródło pochodzenia Państwa danych osobowych.

Skąd Urząd pozyskuje dane osobowe?

Co do zasady Urząd zbiera dane osobowe bezpośrednio od osób, których dane dotyczą.
W przypadkach przewidzianych przepisami prawa lub w sytuacjach uzasadnionych, Urząd może przetwarzać także pewne kategorie danych osobowych, zbierając je z innego źródła niż osoba,
której dane dotyczą, przy czym w każdym przypadku dane są zbierane przez Urząd wyłącznie
w sposób legalny.

Dane osobowe mogą zostać zebrane od osoby reprezentującej Panią/Pana na podstawie udzielonego pełnomocnictwa, podmiotów, którym Państwo udzielili zgody na ich przekazanie, z publicznie dostępnych rejestrów prowadzonych przez uprawnione do tego ograny (np. Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej).

IX.     Czy Urząd przekazuje dane osobowe do państwa trzeciego (poza Unię Europejską
lub Europejski Obszar Gospodarczy)?

Dane nie są i nie będą przekazywane przez Urząd do odbiorców w krajach spoza Unii Europejskiej
lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

X.     Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji lub profilowaniu.

Urząd nie korzysta z zautomatyzowanego podejmowania decyzji oraz nie dokonuje czynności profilowania.